RODO a normy ISO – jak normy ISO wspierają zgodność z przepisami o ochronie danych?

Ochrona danych osobowych to jedno z największych wyzwań współczesnych organizacji. Wprowadzenie przepisów RODO (Rozporządzenia ogólnego o Ochronie Danych Osobowych) na terenie Unii Europejskiej wymusiło na firmach przestrzeganie wysokich standardów ochrony danych. Właściwe zarządzanie danymi osobowymi jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także elementem budowania zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Normy ISO to zestaw międzynarodowych standardów zarządzania, które wspierają firmy w skutecznym wdrażaniu systemowych rozwiązań, w tym w obszarze ochrony danych osobowych. Ich stosowanie pozwala na uporządkowanie procesów, zwiększenie bezpieczeństwa informacji i danych osobowych oraz realizację wymagań wynikających z przepisów w sposób bardziej kompleksowy i efektywny.

RODO – kluczowe obowiązki dla firm

RODO (ang. GDPR – General Data Protection Regulation) to rozporządzenie unijne wprowadzone w celu ochrony danych osobowych obywateli UE. Przepisy te obowiązują wszystkie organizacje przetwarzające dane osób fizycznych na terenie UE, niezależnie od ich lokalizacji. 

Główne obowiązki wynikające z RODO obejmują:

• wdrożenia podejścia opartego o analizę ryzyka (risk based approach);
• informowanie osób, których dane dotyczą o przetwarzaniu danych osobowych;
• wdrożenie i odpowiednie udokumentowanie wewnętrznych polityk dotyczących zarządzaniem systemem ochrony danych; 
• zabezpieczenie danych przed naruszeniami,
• realizację praw osób, których dane dotyczą (np. prawo do usunięcia danych czy prawo dostępu do danych),
• wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych służących zabezpieczeniu przetwarzanych danych.

RODO to nie tylko zbór wymogów prawnych – to także zmiana podejścia do przetwarzania danych osobowych. 

"Przepisy RODO wprowadzają kulturę świadomego zarządzania informacjami, w tym danymi osobowymi w organizacjach" 

– podkreśla mec. Tomasz Osiej , Prezes Zarządu Omni modo.

Jak normy ISO wspierają ochronę danych?

Normy ISO, opracowywane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną, stanowią zbiór najlepszych praktyk zarządzania i mogą wspierać organizacje w spełnianiu wymagań RODO. 

W kontekście ochrony danych osobowych szczególnie istotne są następujące normy:

• ISO 9001 – norma dotycząca zarządzania jakością, umożliwiająca standaryzację procesów i dokumentacji, co stanowi solidną podstawę dla wdrażania kolejnych norm ISO.
• ISO 27001 – norma koncentrująca się na zarządzaniu bezpieczeństwem informacji, obejmująca identyfikację i minimalizację ryzyka związanego z danymi.
• ISO 27701 – rozszerzenie ISO 27001, dedykowane ochronie danych osobowych i dostosowane do wymagań przepisów dotyczących prywatności.

Wdrożenie tych norm pomaga firmom skutecznie zarządzać ryzykiem, chronić dane osobowe oraz spełniać obowiązki prawne. Stosowanie norm ISO nie tylko wspiera zgodność z regulacjami, ale także podnosi dojrzałość organizacji w zarządzaniu informacjami i bezpieczeństwem danych.

Obowiązkowość RODO a dobrowolność ISO – kluczowe różnice

RODO jest kluczowym aktem prawnym, którego stosowanie jest obowiązkowe  dla wszystkich organizacji przetwarzających dane osobowe obywateli UE. Naruszenie przepisów RODO może skutkować wysokimi karami finansowymi – do 20 milionów euro lub 4% globalnego rocznego obrotu firmy.

Z kolei normy ISO mają charakter dobrowolny, ale stanowią ceniony na świecie standard potwierdzający wysoką jakość zarządzania. ISO 27701, jako norma dedykowana ochronie danych osobowych, dostarcza narzędzi wspierających zgodność z regulacjami dotyczącymi prywatności.

Jak podkreśla Łukasz Kowalski, Managing Director Certiget:

„Normy ISO to zbiory dobrych praktyk zarządzania, które – przy właściwym wdrożeniu – pomagają budować trwałą odporność i kulturę organizacyjną.”

Którą normę ISO wybrać dla swojej organizacji?

Wybór odpowiedniej normy ISO zależy od specyfiki działalności Twojej organizacji i jej potrzeb. Jeśli celem jest uporządkowanie procesów i poprawa zarządzania, warto rozpocząć od ISO 9001 – uniwersalnej normy, która może stanowić fundament dla dalszych usprawnień.

Firmy przetwarzające wrażliwe informacje, takie jak dane osobowe czy tajemnice handlowe, powinny rozważyć wdrożenie ISO 27001, które zapewnia kompleksowe zarządzanie bezpieczeństwem informacji. Dla organizacji wymagających zaawansowanej ochrony danych osobowych, zwłaszcza we współpracy z międzynarodowymi partnerami, optymalnym rozwiązaniem jest połączenie ISO 27001 i ISO 27701. Warto pamiętać, że certyfikacja ISO 27701 jest możliwa wyłącznie dla organizacji posiadających certyfikat ISO 27001.

Podczas wyboru normy ISO i wdrażania systemu zarządzania niezwykle istotne jest zaangażowanie ekspertów posiadających wiedzę zarówno o normach ISO, jak i o przepisach RODO. Wybór doświadczonego partnera, takiego jak Omni Modo, zapewnia, że oba te aspekty zostaną wdrożone z należytą starannością, minimalizując ryzyko niezgodności.

Jak podkreśla Łukasz Kowalski, Managing Director Certiget:

„Brak kompleksowego podejścia wśród konsultantów często prowadzi do problemów z zapewnieniem zgodności z RODO. Dlatego warto wybierać partnerów, którzy nie tylko znają wymagania norm ISO, ale także rozumieją obowiązujące regulacje prawne w danej branży.”

Certyfikacja ISO – potwierdzenie zgodności i jakości

Normy ISO, wykorzystywane przez organizacje do tworzenia systemów zarządzania, najczęściej podlegają certyfikacji. Proces ten, realizowany przez niezależnych audytorów jednostek certyfikujących, kończy się przyznaniem certyfikatu ISO, który formalnie potwierdza zgodność z wymaganiami określonej normy. Certyfikat jest ważny przez trzy lata, a w tym czasie organizacja musi przejść audyty nadzorcze, które weryfikują utrzymanie zgodności i skuteczność wdrożonych procesów.

Co istotne, audyt certyfikujący nie jest kontrolą, lecz niezależną oceną systemu zarządzania, której celem jest nie tylko potwierdzenie zgodności, ale także identyfikacja obszarów do doskonalenia. Wdrożenie i certyfikacja norm ISO przyczyniają się do zwiększenia zaufania klientów, partnerów biznesowych i regulatorów, a w niektórych branżach stanowią wręcz wymóg współpracy.

Certyfikacja ISO 27701, jako rozszerzenie ISO 27001, podkreśla wysoki poziom ochrony danych osobowych, co jest szczególnie istotne dla organizacji przetwarzających duże ilości danych lub działających na rynkach regulowanych, takich jak finanse, opieka zdrowotna czy e-commerce.

Wybór jednostki certyfikującej, podobnie jak konsultanta wspierającego wdrożenie normy ISO, powinien być świadomą decyzją. Kluczowe znaczenie mają doświadczenie, akredytacja oraz podejście do certyfikacji – renomowane jednostki wyróżniają się rzetelnością, obiektywizmem i wysokimi standardami. Ich rolą jest przede wszystkim niezależna ocena zgodności z normami, jednak sposób prowadzenia audytu może wpływać na to, jak organizacja identyfikuje potencjalne obszary do dalszego rozwoju.

W Polsce, zgodnie z Rejestrem Jednostek Certyfikujących ISO na świecie – Certiget, działa 56 jednostek certyfikujących, które można podzielić na globalne, międzynarodowe i lokalne, z akredytacją lub bez.

Rejestr jednostek certyfikujących ISO w Polsce:
Certiget – Jednostki certyfikujące ISO w Polsce 

Więcej informacji o jednostkach certyfikujących i procesie certyfikacji ISO można znaleźć na Certiget.

Podsumowanie

Normy ISO stanowią niezastąpione wsparcie w realizacji wymagań RODO. Ułatwiają wdrożenie skutecznych procesów ochrony danych, zwiększają zaufanie klientów i minimalizują ryzyko naruszeń. Dodatkowo, mogą pomóc organizacjom wykazać zgodność z RODO, np. podczas kontroli organu nadzorczego.

Współpraca z ekspertami, którzy łączą wiedzę z zakresu norm ISO i przepisów RODO, ma istotne znaczenie dla skutecznego wdrożenia systemów zarządzania, zapewniających zgodność z regulacjami oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych.